○筑西市文書取扱規則

平成17年3月28日

市規則第12号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 公文例式(第8条―第10条)

第3章 受領・配布・収受(第11条―第15条)

第4章 起案(第16条―第18条)

第5章 回議・合議・決裁(第19条―第23条)

第6章 文書の番号、浄書(第24条―第33条)

第7章 公印・発送(第34条―第38条)

第8章 整理・保存・ファイリングシステム(第39条―第50条)

第9章 補則(第51条―第53条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第34条の規定及び筑西市情報公開条例(平成17年条例第15号。以下「情報公開条例」という。)第23条の規定に基づき、他の法令等の規定によるもののほか、文書の取扱いに関する適正な手続、管理等に関し必要な事項を定めるものとする。

(平21市規則24・平29市規則38・一部改正)

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 法令等 法律、政令、府令、省令その他の規則等並びに本県及び本市の条例、規則、規程等、この規則以外のすべての定めをいう。

(3) 課 行政組織規則別表第1の課等名欄に掲げる課、局及びセンター(課に属する室、出張所並びに認定こども園及び保育所を除く。)及び筑西市会計管理者補助組織規則(平成17年市規則第4号。以下「会計管理者補助組織規則」という。)別表第1の課名欄に掲げる課をいう。

(4) 課等 前号に規定する課、支所、課に属する室、出張所、認定こども園及び保育所をいう。

(5) グループ 行政組織規則別表第1のグループ等名欄に掲げるグループ等及び会計管理者補助組織規則別表第1のグループ名欄に掲げるグループをいう。

(6) 出先機関 本庁及び支所以外に設置される部又は課の分掌事務の一部を行う施設をいう。

(7) 部長 第2号に規定する部の長をいう。

(8) 次長 行政組織規則第4条第4項に規定する次長をいう。

(9) 課長 第3号に規定する課の長をいう。

(10) 課長等 第4号に規定する課等の長をいう。

(11) 課長補佐 行政組織規則第4条第4項に規定する課長補佐をいう。

(12) 係長 行政組織規則第4条第3項に規定する係長をいう。

(13) 主管課等 文書の内容に係る事務事業を主として所掌する課等をいう。

(平19市規則36・平20市規則21・平21市規則19・平23市規則8・平24市規則24・平25市規則31・平26市規則24・平27市規則34・平28市規則30・平29市規則38・平30市規則42・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

2 次に掲げる場合においても、当該事項が重要若しくは複雑であるもの又は事後における関連処理若しくは将来の参考上必要があると認められるものについては、文書に記録しておかなければならない。

(1) 口頭(電話を含む。)により処理した場合

(2) 会議、集会等において決定又は審議、検討若しくは打合せをした場合

(文書の公開)

第4条 文書は、情報公開条例及び筑西市個人情報保護条例(平成17年条例第16号。以下「個人情報保護条例」という。)その他の法令等の規定により不開示とされるものを除き、開示される。

(文書事務の統一)

第5条 本市における文書の取扱いに関する処理手続の統一及び集中的管理は、文書主管課(以下「文書主管課」という。)において行う。

2 文書主管課長は、常に文書の取扱いがこの規則の趣旨に適合するよう留意し、主管課等に対し管理上必要な調査、検討及び助言を行うものとする。

(平27市規則34・平29市規則38・一部改正)

(役職者の責務)

第6条 第2条第7号から第13号までに規定する者及び出先機関の長は、その所管に係る事務及び文書の処理がこの規則の趣旨に適合するよう留意するとともに、次に掲げる事項を処理する。

(1) 配布された収受文書の点検、処理要領の指示

(2) 文書の処理状況の点検及び促進

(3) 起案文書の点検

(4) 回議及び合議の要否、範囲の指定並びに決裁又は専決区分の指定

(5) 発送文書の点検

(6) 保管文書、保存文書及び廃棄文書の点検

(平23市規則8・平24市規則24・平27市規則34・一部改正)

(庶務担当員の責務)

第7条 行政組織規則第8条及び会計管理者補助組織規則第8条の規定による庶務担当員は、文書主管課及び支所にあっては当該支所の庶務主管グループ(以下「文書主管課等」という。)と緊密な連絡を保ち、上司の命を受けて、前条各号に掲げる事務の一部を補助し、文書の取扱いについて必要な手続を行う。

(平21市規則19・平27市規則34・一部改正)

第2章 公文例式

(文書記述の原則)

第8条 文書は、左横書きを原則とする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令等の定めがあるもの

(2) 儀礼、交際等の慣習上やむを得ないもの

(3) 広報紙の類、学術文化資料等の類で編集上必要なもの

(4) 様式、ひな型等の欄の都合上やむを得ないもの

2 文体は、口語体とし、読みやすい書体により、簡明に表現するものとする。

3 文字、送り仮名、仮名遣い等の目安は、おおむね次によるものとする。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(5) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付内閣法制局長官決定)

(6) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(平23市規則19・平24市規則36・一部改正)

(公文用例)

第9条 公文の用例は、別に定める。

(文書の種類)

第10条 文書の種類は、令達文書及び一般文書とする。

2 令達の種別は、次に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づいて制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づいて制定するもの

(3) 規程 業務の運営処理に関する基本的事項について所属の機関又は職員に命令するもので、条文により規定し、公示するもの

(4) 告示 法令等の規定若しくは職務上の権限に基づく決定又は処分等について、住民一般に公示するもの

(5) 公告 告示以外で、一定の事項を公示するもの

(6) 指令 特定の者に対し、法令等の規定若しくは職務上の権限に基づいて許可し、認可し、又は命令するもの

(7) 訓令 事務の運営処理に関し、所属の機関又は職員に命令するもので、将来の例となるもの

(8) 諮問 法令等の規定に基づいて、公の機関又は団体等に対しその意見を求めるもの

3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。

第3章 受領・配布・収受

(文書の受領)

第11条 市に到達した文書は、文書主管課等において受領する。ただし、直接主管課等に到達した文書は、当該主管課等において受領することができる。

2 市に配達される郵便物は、郵便法(昭和22年法律第165号)第68条に規定する郵便約款(以下「郵便約款」という。)の定めるところにより、郵便私書箱を利用して受領することができる。

3 郵便料金の不足又は未納の郵便物は、公務に関すると認められるものに限り、その不足又は未払の料金を負担して受領することができる。

(平19市規則51・平25市規則31・一部改正)

(受領した郵便物の配布等)

第12条 文書主管課等で受領した文書は、文書主管課等において、次に定めるところにより取り扱うものとする。

(1) 文書は、開封せずに各主管課等(教育委員会事務局、選挙管理委員会、監査委員事務局、公平委員会事務所、農業委員会事務局、議会事務局及び上下水道部の課等を含む。以下この条において同じ。)に配布するものとする。ただし、配布すべき主管課等が不明の文書は、開封することができる。

(2) 書留文書(書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明、特別送達等をいう。以下同じ。)は、開封せずに、封筒に受付印(様式第1号)を押印し、書留文書収受簿(様式第2号)に記載した後、主管課等に配布し、当該主管課等の職員による受領した旨の押印又は記名を徴する。前号ただし書の規定は、書留文書について準用する。

(3) 加除式法規集の追録は、受付印を押印し、法令集追録収受簿(様式第3号)に必要事項を記載する。

(4) 第1号ただし書(第2号で準用する場合を含む。)の規定により開封した文書に、現金、金券及び有価証券その他これらに類するもの(以下「金券等」という。)が同封されていたときは、封筒の余白に、その金券等の種類及び金額を記載し、主管課等に配布する。

(5) 封筒に「入札書在中」と表示があるものは、封筒に受付印を押印して到着時刻を記入し、絶対に開封せず、筑西市契約規則(平成17年市規則第42号)第10条第3項の規定により、契約権者に配布する。

(6) 文書が2以上の課等に関係する場合は、そのうち最も関係が深いと思われる課等に配布する。

2 前項第2号及び第3号の規定にかかわらず、出先機関で受領した文書は、特に必要がある場合を除き、書留文書収受簿(様式第2号)及び法令集追録収受簿(様式第3号)への記載を省略し、文書収受簿(様式第4号)の備考欄に必要事項を記載することでこれに当てることができるものとする。

(平19市規則36・平23市規則19・平29市規則38・平30市規則38・一部改正)

(配布を受けた文書の収受等)

第13条 前条の規定により配布を受けた文書及び主管課等で直接受領した文書は、当該主管課等において次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書(次号に定めるものを除く。)は、開封し、その余白に受付印及び回議判(様式第5号)を押印のうえ、文書収受簿に登録し、回議するものとする。

(2) 親展文書は、開封せず、封筒に受付印を押印し、名宛人に配布する。

(3) 文書の内容が他の主管課等にも関係する場合は、第1号に規定する手続に併せて、必要に応じ、当該文書の写し又は抄本を作成し、当該関係する主管課等に配布する。

(4) 誤って配布された文書又は他の主管課等で処理することが適当と思われる文書は、適当と思われる主管課等と協議し、当該適当と思われる主管課等に配布する。

2 文書収受簿は、毎年度ごと主管課等において調製する。ただし、必要に応じてグループに分冊し、又は部内の類似の課等をまとめ、若しくは部を単位として調製することができる。

(平26市規則24・平29市規則38・一部改正)

(収受手続の省略)

第14条 次に掲げる文書は、前条第1項第1号の規定による収受手続のうち回議判の押印及び文書収受簿への登録(以下この条において「登録等」という。)を省略し、封筒又は文書余白に受付印のみを押印することができる。

(1) 一の期間に大量に提出され、又は送付された届書、通知書等

(2) 案内状(式典、会議等の通知を除く。)、あいさつ状等

(3) 通知文のない参考資料、広報紙等

(4) 官報、新聞、雑誌その他の刊行物等

(5) 電報及び電子郵便

(6) 営業等に関する案内、広告物等

(7) 前各号に掲げるもののほか、軽易又は慣例により、主管課等において登録等を省略することとした文書

(平29市規則38・一部改正)

(収受文書の処理)

第15条 第13条第1項の収受手続を終えた文書は、主管の部長に配布し、部長は、当該文書の回議判に認印を押印し、自ら処理するものを除いて次長に配布し、次長は課長等に、課長等は課長補佐に、課長補佐は係長にそれぞれ部長の例にならって順次配布するものとする。

2 前項の順により最後に文書の配布を受けた係長(グループを置かない課等にあっては、課長等とする。以下同じ。)は、配布された文書について、処理方法を示して係員に処理させ、又は自ら処理するものとする。

3 前2項の配布について、部長、次長、課長等、課長補佐又は係長が不在の場合は、急を要すると認める文書については、その閲覧を待つことなく、直ちに順次配布するものとする。この場合において、上司の後閲を要すると認める文書については、配布を受けた職員から遅滞なくその閲覧に供するものとする。

4 第1項の規定により文書の配布を受けた部長又は課長は、必要と認めるときは、当該配布を受けた文書又は文書の写しを、当該部又は課に属する出先機関の長に配布するものとする。

(平26市規則24・平27市規則34・平28市規則30・一部改正)

第4章 起案

(起案の原則)

第16条 業務及び文書の処理案は、第18条に定める場合を除き、起案用紙(様式第7号)を用いて起案し、回議及び決裁を経なければならない。

(起案用紙による起案)

第17条 起案用紙による起案は、次に掲げる要領により、その様式に従って必要な事項を記載しなければならない。

(1) 処理案のほか、起案の理由、起案までの経過、関係法令等の条項及び参考事項を付記し、必要に応じ関係書類及び参考資料を添えること。ただし、軽易若しくは定例に属する場合又は記載が添付書類と重複する場合は、処理案以外の一部又は全部を省略することができる。

(2) 決裁区分欄には、当該事案に対する決裁権又は専決権の所在に従い、市長、副市長、会計管理者、総務部長、企画部長、部長、福祉事務所長又は課長等の別を表示し、回議印欄のうち不要箇所を抹消すること。

(3) 情報公開の区分欄には、開示、部分開示又は不開示の別を表示すること。この場合において、部分開示又は不開示の表示をしたときは、筑西市情報公開条例(平成17年条例第15号)第7条各号のうち該当する号番号及びその具体的な理由を記載すること。

(4) 処理区分欄には、当該事案の内容、種類等に従い、至急、秘、許可、認可、広報、通知、議事、令達その他の別(令達にあっては、行政手続基準集の変更等の有無)を表示すること。

(5) 発送区分欄には、郵送(特殊扱いをする場合はその種類)、運送、公示、手渡、ファクシミリ(電話又は無線の別)、電子メール、電報又は電子郵便の別を表示すること。

(6) 保存年限欄は、第40条及び第41条の規定に基づき、当該起案文書の保存年限を表示すること。

(平19市規則26・平19市規則36・平21市規則19・平23市規則8・平24市規則24・平25市規則31・平27市規則34・平27市規則55・平29市規則38・一部改正)

(起案用紙によらない起案)

第18条 次の各号に掲げる文書のうち軽易又は定例に属するものは、起案用紙を用いず、当該各号に定める方法により起案することができる。

(1) 処理の文例若しくは様式があるもの、官公署その他の団体若しくは私人の照会に回答するもの又は単に庁内の回覧にとどまるもの等は、当該発送等をする文書の案文の余白に回議判を押印し、処理の方法等を記載すること。

(2) 官公署その他の団体又は私人へ経由する文書で副申、添書等を要しないものは、当該文書の所定の位置に経由印(様式第8号)を押印し、文書経由簿(様式第9号)に登録すること。

(3) 軽易な誤記、脱漏等の訂正のため、返却又は再送する文書は、適宜の用紙に所要事項を記載して当該文書に添付すること。

(4) 交付すべき証明書、謄本及び抄本は、それぞれ所定の帳票又は交付簿に所要事項を記載すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、伝票、帳簿、台帳等で起案することが法令等に定められ、又は適当と認められる事案は、それぞれ所定の伝票、帳簿、台帳等によること。

(平29市規則38・一部改正)

第5章 回議・合議・決裁

(回議)

第19条 起案文書は、決裁権又は専決権の所在に従い、係長、課長補佐、課長等、次長、部長(会計課にあっては会計管理者)、副市長の順に回議して、その点検を経なければならない。

2 前項の場合において、係長及び課長補佐が複数いる場合には、当該業務を担当する係長及び課長補佐に限り回議することができる。

3 特に説明若しくは急を要し、又は秘密を要する起案文書の回議は、起案者又はその上司が自ら持ち回って行うものとする。

4 回議を受けた者が当該起案について意見若しくは条件がある場合又は不承認の場合は、起案用紙の指示・意見の欄又は適宜の用紙にその要旨を記載して末尾に認印を押印し、又は起案者若しくはその上司に口頭で連絡し、関係者間で協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、その意見を添えて更に上司に回議するものとする。

(平19市規則26・平21市規則19・平22市規則31・平23市規則8・平24市規則24・平25市規則31・一部改正)

(合議)

第20条 他のグループ、課等又は部に関連がある事案の起案文書は、要合議の旨及び合議先を表示して、その合議に付さなければならない。

2 令達(指令及び諮問を除く。以下同じ。)に関する起案は、文書主管の課及び部に合議しなければならない。

3 合議の順序は、次に掲げるとおりとする。

(1) 課長等の専決に伴う同一課等内の他のグループに対する合議は、主管の係長に回議した後とすること。

(2) 部長の専決に伴う同一部内の他の課等に対する合議は、主管の課長まで回議した後とすること。

(3) 市長決裁、副市長又は総務部長若しくは企画部長の専決に伴う他の部(課等)に対する合議は、主管の部(課等)長まで回議した後とすること。

4 合議先が多い場合又は起案文書が相当長文にわたる場合は、起案文書の写しを作成して同時合議書の旨を表示し、回議及び合議を同時に行うことができる。

5 特に急を要し、合議のいとまがない場合は、決裁又は処理の後速やかに関連のある部及び課等の役職者の閲覧に供しなければならない。

(平19市規則36・平23市規則8・平24市規則24・平25市規則31・平26市規則24・一部改正)

(合議を受けた場合の処理)

第21条 合議を受けた者は、当該起案文書を速やかに検討し、異議がない場合は所定の欄に承認印を押印して起案者に返却するものとする。

2 第19条第3項の規定は、合議を受けた者が当該起案について意見若しくは条件がある場合又は不承認の場合について準用する。

3 合議を受けた者が決裁又は処理の結果を知る必要がある場合は、当該起案文書に再回付を要する旨及び役職名を表示して返戻するものとする。

(平29市規則38・一部改正)

(起案の変更等)

第22条 起案者又は回議を受けた者が、起案の変更、保留、中止又は訂正等をする場合は、前3条の規定に準じ、再度回議及び合議を経なければならない。ただし、軽易明瞭な誤字、脱字、異式等の補正であって起案内容の変化を伴わない訂正は、この限りでない。

(決裁)

第23条 起案文書の決裁又は専決は、急を要する場合を除き、所要の回議及び合議を経てから行うものとする。

2 前条の規定は、決裁権者又は専決権者が起案の変更、保留、中止又は訂正等をする場合に準用する。

3 決裁、専決及び代決に関する手続及び範囲は、筑西市事務決裁規程(平成17年市規程第3号)に定めるところによる。

第6章 文書の番号、浄書

(文書の番号)

第24条 文書の番号は、令達番号(条例番号、規則番号、規程番号、告示番号、指令番号、訓令番号、諮問番号)、経由番号、証明番号、議案番号及び文書番号とし、登録する種別、区分又は帳簿ごとの記号及び登録番号をもって表示するものとする。

2 登録番号は、登録する種別、区分又は帳簿ごとの一連番号とし、毎年1月1日から更新する。この場合において、以後、元号法(昭和54年法律第43号)第2項に基づく改元があったときは、再更新するものとする。

3 前項前段の規定にかかわらず、第1項の文書の番号のうち指令番号、諮問番号、経由番号、証明番号、文書番号その他法令等の規定によるもの又は会計年度による必要があるものの登録番号の更新については、毎年4月1日から更新することとする。

(令達番号)

第25条 令達(指令及び諮問を除く。以下この項において同じ。)は、公示登録簿(様式第10号)に、令達の種別ごとに区分を設けて登録するものとし、別表第1の例示による記号及び当該登録番号をもって令達番号(指令番号及び諮問番号を除く。)とする。ただし、公告には番号を付さないものとする。

2 公示登録簿は、文書主管課において備えるものとする。

(指令番号)

第26条 指令は、指令簿(様式第11号)に登録するものとし、別表第1の例示による記号及び当該登録番号をもって令達番号(指令番号)とする。

2 指令簿は、部又は課等ごとに備えるものとする。ただし、特に必要があると認める場合は、当該必要と認めるグループに、別に備えることができる。

(平26市規則24・一部改正)

(諮問番号)

第27条 諮問は、諮問台帳(様式第12号)に登録し、当該登録番号をもって令達番号(諮問番号)とする。ただし、当該番号の前に「諮問」の文字を冠するものとする。

2 諮問台帳は、当該諮問事項を提出し、審議する附属機関ごとに調製し、当該機関を所管する部又は課等に備えるものとする。

(経由番号)

第28条 第18条第2号の規定による経由文書は、文書経由簿への当該登録番号をもって経由番号とする。

2 文書経由簿は、必要と認める課等又はグループに備えるものとする。

(平26市規則24・一部改正)

(証明番号)

第29条 第18条第4号の規定による証明書は、別に定めがあるものを除き、様式第13号の例による証明書交付簿(以下「証明書交付簿」という。)を用い、別表第1の例示による記号及び当該交付番号をもって証明番号とする。

2 証明書交付簿は、証明の種別又は課等若しくはグループごとに調製するものとする。

(平26市規則24・平29市規則38・一部改正)

(議案番号)

第30条 各種の附属機関その他協議会等の会議に提出すべき議案等の番号は、当該提出先となる協議会等ごとに定めるものとし、当該番号の前に「議案」その他当該協議会等において定める分類を示す字句を冠するものとする。

(平29市規則38・一部改正)

(文書番号)

第31条 発送し、配布し、又は直接交付すべき一般文書(以下「発送文書」という。)で次に掲げるもの以外のものは、文書発送簿(様式第14号)に登録するものとし、別表第1の例示による記号及び当該登録番号をもって文書番号とする。

(1) 前3条に定めるもの

(2) 第18条第3号第4号及び第5号に掲げるもの

(3) 軽易又は定例的なあいさつ状、礼状、案内状等

(4) 広報紙、参考資料、諸表等

(5) 案内、照会等に対する回答又は連絡で、出欠回答その他極めて軽易なもの

(6) 庁内又は職員相互間の軽易な連絡文書

2 前項の規定にかかわらず、文書発送簿に登録した文書のうち次に掲げるものは、礼式又は慣習に従い、文書番号の付番を省略することができる。

(1) 請願書、陳情書等

(2) あいさつ状、案内状、依頼状等

(3) 式辞、祝辞、弔辞、表彰状、感謝状等

(4) 電報、電子郵便

3 文書発送簿は、課等ごとに調製し、当該課等に備える。ただし、特に必要な場合は、グループごとに調製し、当該グループに備えることができる。

4 前項ただし書の場合における記号は、別表第1の例示による記号にならい、当該課等の課長等が文書主管課長と協議して別に定めることができる。

(平26市規則24・一部改正)

(令達の浄書)

第32条 令達(指令及び諮問を除く。以下この条において同じ。)は、当該令達に係る決裁文書を文書主管課長に提出し、文書主管課においてパソコンによる浄書(以下「パソコン浄書」という。)を行う。ただし、当該文書のうち次に掲げる部分は、協議により主管課において調製し、必要部数を文書主管課に送付する扱いとすることができる。

(1) 条例、規則及びその他の規程等の別表又は様式のうち、図表、数表、ひな型等で印刷業者に発注(以下「外注」という。)するもの

(2) 前号に掲げるもの以外で令達の主文に添付すべき図表、数表(予算書、決算書等を含む。)、ひな型の類及び資料等

(3) 前各号に掲げるもののほか、形式、浄書量、期限等の関係によりパソコン浄書をし難い部分

(指令、諮問、一般文書等の浄書)

第33条 指令、諮問、一般文書及び会議資料その他の文書の浄書は、主管課等において前条の規定の例により行うものとする。

(平29市規則38・一部改正)

第7章 公印・発送

(公印、契印)

第34条 法令等に定めがあるもののほか、公示し、発送し、又は直接交付すべき文書(経由文書を除く。)には、令達者、発送者、交付者等の別に従って所定の公印を押印し、かつ、原本又はその控え(第18条第4号又は第5号に掲げるものにあっては、所定の帳票又は交付簿の所定の欄)と所定の契印をしなければならない。

2 許可書、認可書、証明書、契約書その他権利の得失変更に関係がある文書が、2枚以上にわたるときは割印を、訂正したときは訂正印を、前項の規定によって使用した公印をもって押印しなければならない。

3 前2項に規定するもののほか公印の使用に関し必要な事項は、筑西市公印規則(平成17年市規則第10号)に定めるところによる。

(平29市規則38・一部改正)

(公印、契印の省略等)

第35条 印刷した同文の通知書、照会書、調査書、広報紙等又は軽易な連絡文書には、特別のものを除き、公印若しくは契印の押印を省略し、又は使用すべき公印の印影の印刷(その縮小印刷を含む。)をもって代えることができる。

(平29市規則38・一部改正)

(文書の公示及び発送)

第36条 告示及び公告その他公示を要する文書等(以下「告示等」という。)の公示は、筑西市公告式規則(平成17年市規則第9号)に定めるところによる。

2 文書の発送は、次の各号に掲げる方法により、当該各号に定めるものについて行う。

(1) 郵送 郵便による必要があるもの

(2) 運送 量又は内容が郵便に適さないもの

(3) ファクシミリ 軽易な文書で、発送の相手方がファクシミリによることを承諾しているもの又は特にファクシミリによる必要があるもの

(4) 電子メール 軽易な文書で、発送の相手方が電子メールによることを承諾しているもの又は特に電子メールによる必要があるもの

(5) 電報 慶弔その他これらに類する文書で、特に電報による必要があるもの

(6) 電子郵便 慶弔その他これらに類する文書で、特に電子郵便による必要があるもの

(平29市規則38・一部改正)

(発送の手続)

第37条 文書の発送の手続は、直接交付の場合を除き、次に定めるとおりとし、かつ、それぞれ指令簿、諮問台帳、文書経由簿、証明書交付簿又は文書発送簿に当該発送方法(特殊取扱いを要する郵便、運送及び電報については、併せてその特殊取扱名)を表示しなければならない。

(1) 郵送すべき文書(以下「郵便物」という。)は、主管課等において当該郵便物に郵便約款の定めるところにより料金後納郵便の表示その他必要な表示を行い、郵便物の種類、重量等ごとに区分けし、かつ、それぞれの数量を示して文書主管課等に提出するものとする。この場合において、書留文書、速達等の特殊取扱いを要する郵便物については、特にその旨を申し出なければならない。

(2) 運送すべき文書等(以下「運送物」という。)は、主管課において運送業者の定める手続に従い、運送物の種類、重量等ごとに区分けし、かつ、それぞれの数量を示して文書主管課等に提出するものとする。

(3) ファクシミリで送信する文書は、ファクシミリ送信票とともに、主管課等において送信するものとする。

(4) 電子メールは、主管課において送信するものとする。

(5) 電報は、主管課等において手続をするものとする。

(6) 電子郵便は、所定の用紙に通信文を記載し、文書主管課長又は各支所の庶務主管課長(以下「文書主管課長等」という。)に提出するものとする。

(平19市規則51・一部改正)

(郵便料金等)

第38条 文書主管課長等は、郵便切手、郵便はがき、現金書留封筒若しくはレターパック(以下「郵便切手等」という。)を使用し、又は受払いをするときは、郵便切手等受払簿(様式第15号)に所定の事項を記載し、毎月末、月計及び累計を計算して、出納の状況を明らかにしておかなければならない。

2 郵便料金は、郵便約款の定めるところにより、料金後納又は料金別納とすることができる。

3 主管課長等は、郵便切手等を使用しようとするときは、あらかじめ、その種別及び必要枚数を文書主管課長等に申し出るものとする。

(平26市規則32・平29市規則38・一部改正)

第8章 整理・保存・ファイリングシステム

(文書の整理年度)

第39条 文書は、別に定めがあるものを除き、会計年度(暦年による必要があるものに限り暦年とする。以下「年度(暦年)」という。)ごとに整理するものとする。ただし、業務の性質上特に必要がある場合は、2以上の年度(暦年)について整理することができる。

(保存文書の種別及び保存年限)

第40条 完結した文書及び使用を終えた帳簿等で保存を要するもの(以下「保存文書」という。)の保存の種別及び保存年限は、次の5種とする。ただし、法令等に保存期間の定めがあるものについては、当該法令等の定めるところによる。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 保存年限は、完結した年度の翌年度から起算する。

(平27市規則55・一部改正)

(保存種別の基準)

第41条 前条の種別に編入すべき保存文書の分類の基準は、法令等に定めがあるものを除くほか別表第2のとおりとし、それぞれの文書について主管課長等が決定する。

2 前項及び別表第2の規定にかかわらず、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第3項に規定する個人番号(以下「個人番号」という。)の記載のある公文書の前条の種別に編入すべき保存文書の分類の基準は、別表第3のとおりとする。

3 2以上の種別に関連のある完結文書の保存年限は、その長期に従って分類する。

4 第1項に定める分類の基準のいずれにも属さないもの又はいずれに属するか不明のものは、当該文書の資料性及び利用性を考慮し、主管課長等が定める。

(平27市規則55・一部改正)

(ファイリングシステム)

第42条 文書は、個別フォルダを用いて、必要に応じ即座に利用し得るように体系的に整理し、保管し、保存又は廃棄するまでの一連の制度(以下「ファイリングシステム」という。)により取り扱うものとする。

(文書の引継ぎ及び移替え等)

第43条 主管課等は、保管の必要がなくなった文書で保存を必要とするものについて、文書主管課長が別に定める方法により、翌年度末に書庫(図面室を含む。出先機関の主管課等にあっては、当該出先機関内の書庫をいう。以下同じ。)に引継ぎ(以下「引継ぎ」という。)を行うものとする。

2 前項の引継ぎを行った主管課等は、引継ぎ後速やかに、年度(暦年)内に発生した文書の整理を行い、その保管文書をファイリング専用キャビネット(以下「専用キャビネット」という。)の引出しの上2段から下段に移替え(以下「移替え」という。)を行うものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、常時かつ継続的に使用する文書(以下「継続文書」という。)にあっては、移替えをしないで、主管課等において専用キャビネットの上2段に保管することができるものとする。

4 前項の継続文書は、常時又は継続的に使用する事由がなくなったときは、その事由がなくなった年度に発生した文書に準じて引継ぎ及び移替えをするものとする。

(平29市規則38・一部改正)

(ファイル基準表及び情報公開目録)

第44条 主管課等は、前条第2項の移替えを行うに当たり、継続文書及び年度(暦年)内に発生した保管文書について、当該文書に係るデータを別に定める作成要領により作成し、文書主管課長に提出するものとする。

2 文書主管課は、前項の規定により提出されたデータをもとにファイル基準表(文書主管課が作成する文書目録で、保管文書及び保存文書の取扱い等を定めた様式をいう。)を調製することとする。

3 主管課等及び文書主管課は、前項により調製したファイル基準表のうち情報公開条例第7条に規定する不開示情報が記録された部分を除いて、情報公開目録を調製し、これをもって筑西市情報公開条例施行規則(平成17年市規則第13号)第13条に規定する公文書の目録とする。

(主管課等以外の職員の文書の閲覧)

第45条 主管課等以外の職員が、保管文書又は保存文書の閲覧をしようとするときは、主管課長等の許可を得なければならない。ただし、個人番号の記載のある保存文書については、主管課等以外の職員(主管課等の長により個人番号の取扱いを認められた職員以外の当該主管課等の職員を含む。)は閲覧してはならない。

(平27市規則55・一部改正)

(保存文書の持出し)

第46条 職員は、書庫から保存文書を持ち出した場合は、当該保存文書の利用の終了後速やかに返却しなければならない。

(保存文書等の廃棄)

第47条 保存年限を経過し、又は保存を要しなくなった保存文書及び不要となった保管文書は、主管課等において廃棄する。ただし、書庫の保存文書は、別に定める廃棄リストにより、主管課等が保存箱に入った保存文書を確認し、主管課長が廃棄について決裁した後、文書主管課等において一括して廃棄することができる。

2 前項の場合において、情報公開条例及び個人情報保護条例に規定する個人情報その他の不開示情報が記録された文書及びこれらの原稿、資料、印刷用原紙(これらの書き損じ、仕損じ又は不要のものを含む。)並びにこれらの内容が記憶された磁気ファイル等を廃棄する場合は、焼却、切断等復元できない方法により処分しなければならない。

(ファイル責任者)

第48条 主管課等に、ファイル責任者を置く。

2 ファイル責任者は、各主管課等の課長補佐又はこれに相当する職にある者の中から総務部長が指名する者をもって充てる。

3 ファイル責任者は、上司の命を受け、その主管課等におけるファイリングシステムの適正な運営と機能の向上に努め、かつ、次に掲げる職務を行う。

(1) 主管課等内の職員に対するファイリングシステムの維持管理の指導に関すること。

(2) 文書の移替え及び書庫への引継ぎの実施指導に関すること。

(3) ファイル基準表の作成に関すること。

(4) 文書主管課長等との連絡調整に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほかファイリングシステムの維持管理に関すること。

(平24市規則36・一部改正)

(ファイル担当者)

第49条 主管課等の各係に、ファイル担当者を置く。

2 ファイル担当者は、係長以下の職にある者の中から総務部長が指名する者をもって充てる。

3 ファイル担当者は、ファイル責任者の指示のもとに次に掲げる職務を行う。

(1) 係員に対するファイリングシステムの維持管理の実施に関すること。

(2) 文書の移替え及び書庫への引継ぎの実施に関すること。

(3) 専用キャビネットの文書の整理に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、ファイリングシステムの維持管理に関し、ファイル責任者の補助を行うこと。

(平20市規則21・平24市規則36・一部改正)

(ファイリングシステムの実施等)

第50条 この規則に定めるもののほか文書の整理及び保存、ファイリングシステムの実施及び維持管理については、別に定める。

第9章 補則

(宿日直員の文書の受領)

第51条 宿日直員(委託の警備員を含む。以下同じ。)が服務中に市役所に到着した文書は、当該宿日直員が受領し、開封することなく当直日誌に必要事項を記載して文書主管課長等に、又は引き継ぐべき宿日直員があるときは順次次番の宿日直員を経て文書主管課長等に引き継ぐものとする。

2 前項の規定にかかわらず、緊急を要すると認められる文書(あらかじめ、宿日直員が処理することとされたものを除く。)を受領した宿日直員は、当該文書に係る業務の主管課等の職員に連絡するとともに、当該連絡等の状況を当直日誌に記録するものとする。

(受託公示類の掲示等)

第52条 他の官公署及び公共団体等から、法令等に基づく公示類の掲示の委託、依頼等があったときは、文書主管課において、受託公示類掲示簿(様式第16号)に登録し、第36条第1項の規定に準じて掲示するものとする。

2 前項の規定により掲示した公示類の掲示済の証明を求められたときは、受託公示類掲示簿の右欄に証明番号を登録し、当該右欄外において当該証明書に契印するものとする。

(平29市規則38・一部改正)

(補則)

第53条 この規則に定めるもののほか文書の手続及び管理等に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この規則は、平成17年3月28日から施行する。

附 則(平成18年市規則第43号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則別表第1の規定は、平成18年4月1日から適用する。

附 則(平成19年市規則第26号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市市長又は収入役の職務を代理する職員に関する規則の規定、第2条の規定による改正後の筑西市公印規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市職員の採用に関する規則の規定、第5条の規定による改正後の筑西市民会館嘱託職員の雇用等に関する規則の規定、第6条の規定による改正後の筑西市吏員懲戒審査委員会規則の規定、第7条の規定による改正後の筑西市職員の勤務時間、休暇等に関する規則の規定、第8条の規定による改正後の筑西市特別職の職員の期末手当に関する規則の規定、第9条の規定による改正後の筑西市職員の旅費に関する規則の規定、第10条の規定による改正後の筑西市財務規則の規定、第11条の規定による改正後の筑西市公金運用規則の規定、第12条の規定による改正後の筑西市税条例施行規則の規定、第13条の規定による改正後の筑西市生活保護法施行細則の規定、第14条の規定による改正後の筑西市家庭児童相談室設置規則の規定、第15条の規定による改正後の筑西市国民健康保険規則の規定、第16条の規定による改正後の筑西市教育委員会に対する事務委任規則の規定、第17条の規定による改正後の筑西市商店街空き店舗等対策事業補助金審査会規則の規定、第18条の規定による改正後の筑西市道路占用料に関する条例施行規則の規定、第19条の規定による改正後の筑西市営住宅入居者選考委員会設置規則の規定、第20条の規定による改正後の筑西市土地利用合理化協議会規則の規定、第21条の規定による改正後の筑西市民病院運営審議会規則の規定及び第22条の規定による改正後の筑西市国民保護対策本部及び緊急対処事態対策本部条例施行規則の規定は、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成19年市規則第36号)

この規則は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成19年市規則第51号)

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年市規則第21号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成20年4月1日から適用する。

附 則(平成21年市規則第19号)

この規則は、平成21年4月23日から施行し、第7条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則別表第1(同表の支給対象職の欄及び給料月額に対する割合の欄に限る。)及び別表第1の2(同表の支給対象職の欄及び手当の額の欄に限る。)の規定は、平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成21年市規則第24号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成22年市規則第31号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成22年4月1日から適用する。

附 則(平成23年市規則第8号)

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年市規則第19号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成23年4月1日から適用する。

附 則(平成23年市規則第35号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定及び第2条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成23年10月1日から適用する。

附 則(平成24年市規則第24号)

この規則は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年市規則第36号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成24年4月1日から適用する。

附 則(平成25年市規則第31号)

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。ただし、第2条及び第6条の規定は、平成25年6月4日から施行する。

(適用区分)

2 第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市会計管理者補助組織規則の規定、第5条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第7条の規定による改正後の筑西市情報公開条例施行規則の規定、第8条の規定による改正後の筑西市行政手続条例施行規則の規定、第10条の規定による改正後の筑西市職員の公益的法人等への派遣等に関する規則の規定及び第13条の規定による改正後の筑西市財務規則の規定は、平成25年4月1日から適用する。

3 第2条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市公印規則の規定、第6条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第9条の規定による改正後の筑西市職員の職名に関する規則の規定、第11条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則の規定及び第12条の規定による改正後の筑西市職員の初任給、昇格、昇給等に関する規則の規定は、平成25年4月24日から適用する。

附 則(平成26年市規則第24号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則、第2条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則、第3条の規定による改正後の筑西市職員の職名に関する規則、第4条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則、第5条の規定による改正後の筑西市職員の初任給、昇格、昇給等に関する規則、第6条の規定による改正後の筑西市財務規則及び第7条の規定による改正後の筑西市会計管理者補助組織規則の規定は、平成26年4月1日から適用する。

附 則(平成26年市規則第32号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成27年市規則第34号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第2条の規定による改正後の筑西市会計管理者補助組織規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市職員の職名に関する規則の規定、第5条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則の規定、第6条の規定による改正後の筑西市職員の初任給、昇格、昇給等に関する規則の規定、第7条の規定による改正後の筑西市多機能磁気カードの発行等に関する条例施行規則の規定、第8条の規定による改正後の筑西市児童福祉法施行細則の規定、第9条の規定による改正後の筑西市身体障害者福祉法施行細則の規定、第10条の規定による改正後の筑西市知的障害者福祉法施行細則の規定、第11条の規定による改正後の筑西市国民健康保険規則の規定、第12条の規定による改正後の筑西市廃棄物の減量及び適正処理に関する条例施行規則の規定、第13条の規定による改正後の筑西市空き地等の環境保全に関する条例施行規則の規定、第14条の規定による改正後の茨城県屋外広告物条例の施行に関する規則の規定、第15条の規定による改正後の筑西市後期高齢者医療に関する条例施行規則の規定及び第16条の規定による改正後の筑西市医師修学資金貸与条例施行規則の規定は、平成27年4月1日から適用する。

附 則(平成27年市規則第55号)

この規則は、平成28年1月1日から施行する。ただし、第1条中筑西市文書取扱規則様式第7号の改正規定は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年市規則第8号)

(施行期日)

1 この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(平成28年市規則第30号)

(施行期日等)

1 この規則は、公布の日から施行する。

2 第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定(別表第6第2項第1号ケの規定を除く。)、第2条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市職員の職名に関する規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市職員の採用に関する規則の規定、第5条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則の規定及び第6条の規定による改正後の筑西市地域包括支援センター運営協議会設置規則の規定は、平成28年4月1日から適用する。

附 則(平成28年市規則第38号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の筑西市文書取扱規則の規定は、平成28年7月1日から適用する。

附 則(平成28年市規則第58号)

この規則は、平成29年1月1日から施行する。

附 則(平成29年市規則第25号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第2条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市職員の職名に関する規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則の規定、第5条の規定による改正後の筑西市一般職員の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例施行規則の規定及び第6条の規定による改正後の筑西市会計管理者補助組織規則の規定は、平成29年4月1日から適用する。

附 則(平成29年市規則第38号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成30年市規則第29号)

この規則は、公布の日から施行し、第1条の規定による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第2条の規定による改正後の筑西市公印規則の規定、第3条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第4条の規定による筑西市職員の職名に関する規則の規定、第5条の規定による筑西市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例施行規則の規定及び第6条の規定による筑西市職員の給与に関する規則の規定は、平成30年4月1日から適用する。

附 則(平成30年市規則第38号)

(施行期日)

1 この規則は、平成30年10月1日(以下「施行の日」という。)から施行する。

附 則(平成30年市規則第42号)

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。

(適用区分)

3 第1条の規定(別表第1保健福祉部の部地域包括支援センターの項及び土木部の部都市整備課の項の改正規定を除く。)による改正後の筑西市行政組織規則の規定、第2条の規定による改正後の筑西市文書取扱規則の規定、第3条の規定による筑西市職員の職名に関する規則の規定、第4条の規定による改正後の筑西市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例施行規則の規定及び第5条の規定による改正後の筑西市職員の給与に関する規則の規定は、平成30年10月1日から適用する。

別表第1(第25条、第26条、第29条、第31条関係)

(平18市規則43・平19市規則36・平20市規則21・平21市規則24・平22市規則31・平23市規則19・平23市規則35・平24市規則36・平25市規則31・平26市規則24・平27市規則34・平28市規則30・平28市規則38・平28市規則58・平29市規則25・平29市規則38・平30市規則29・平30市規則38・平30市規則42・一部改正)

1 記号記載方法及び記載例

区分

記号の記載方法

記載例

令達番号

登録番号の前に市名及び令達の種別名を冠する。公告には番号を付さない。

筑西市条例第  号

筑西市告示第  号

筑西市公告

指令番号

登録番号の前に部課等名記号及び「指令」の文字を冠する。

筑企画指令第  号

筑農政指令第  号

証明番号

登録番号の前に部課等名記号及び「(証)」の文字を冠する。ただし、証明の種別又はグループごとに証明書交付簿を備えるときは、部課等名記号の次に当該主管課等の長が定める証明の種別を示す記号又はグループ名を示す記号を加える。

筑収税(証)第  号

筑人事厚(証)第  号

文書番号

登録番号の前に部課等名記号を冠する。ただし、グループごとに文書発送簿を備えるときは、部課等名記号の次に当該主管課等の長が定めるグループ名を示す記号を加える。

筑総務第  号

筑総務行第  号

2 部課等名記号

部課等

部課等名記号

市長公室


秘書課

筑秘書

広報広聴課

筑広報広聴

市民協働課

筑協働

企業誘致推進局

筑企誘

総務部


総務課

筑総務

行政改革推進課

筑行革

管財課

筑管財

契約検査課

筑契検

関城支所

筑関業

筑関窓

明野支所

筑明業

筑明窓

協和支所

筑協業

筑協窓

企画部


企画課

筑企画

財政課

筑財政

情報政策課

筑情報

税務部


課税課

筑課税

収税課

筑収税

市民環境部


市民課

筑市民

川島出張所

筑川島出

環境課

筑環境

消防防災課

筑消防

市民安全課

筑市安

空き家対策推進課

筑空対推

保健福祉部


保健予防課

筑保予防

健康づくり課

筑健康

医療保険課

筑医保

社会福祉課

筑社福

こども課

筑こども

認定こども園せきじょう

筑こども園

協和保育所

筑協保育

障がい福祉課

筑障福

高齢福祉課

筑高福

地域包括支援センター

筑包括

介護保険課

筑介護

人権推進課

筑人権

経済部


商工振興課

筑商振

観光振興課

筑観振

農政課

筑農政

水田農業振興課

筑水農

ふるさと整備課

筑ふるさと

土木部


土木課

筑土木

道路維持課

筑道維

道の駅整備課

筑道駅

監理課

筑監理

建築課

筑建築

都市整備課

筑都整

宅地開発課

筑開発

上下水道部


下水道課

筑下水

農業集落排水課

筑農集排

中核病院整備部


事業課

筑事業

病院管理課

筑病管

会計課

筑会計

(注) 上掲以外の出先機関並びに市長部局以外の執行機関の事務局等(教育委員会事務局、選挙管理委員会、監査委員事務局、公平委員会事務所及び農業委員会事務局をいう。)、議会事務局及び上下水道部にあっては、文書主管課長と協議して、上掲の記号と重複しないように定めるものとする。

別表第2(第41条関係)

(平21市規則19・平24市規則36・平28規則8・平29市規則38・平30市規則29・一部改正)

保存文書分類基準

第1種(永年保存)

(1) 条例、規則及び規程の原本

(2) 将来の例規となる告示、訓令等の原本

(3) 令達登録簿

(4) 重要なほう賞、表彰その他の賞勲に関するもの

(5) 訴願、訴訟等に関するもの

(6) 職員の履歴及び進退賞罰に関するもの

(7) 年金及び退職手当等の進達及び裁定等に関するもの

(8) 公務災害補償の認定に関するもの

(9) 市議会に関する書類で特に重要なもの

(10) 市の行政区画の変更等に関するもの

(11) 市の行政機関の設置又は廃止に関するもの

(12) 土地に関する重要な調査図表等に関するもの

(13) 重要な工事の設計仕様書等に関するもの

(14) 調査、研究、試験等の結果資料及び統計書表で特に重要なもの

(15) 市有財産の取得、管理及び処分に関する重要な書類及び台帳

(16) 歳入歳出決算書

(17) 法律関係が10年以上存在する許可、認可、承認、契約等に関するもの

(18) その他市の沿革を知るために必要な資料となるもの

第2種(10年保存)

(1) 条例、規則及び規程の決裁文書

(2) 将来の例規となる告示、訓令等の決裁文書

(3) 総合振興計画に関するもの

(4) 行政不服審査法の規定による不服申立てに関するもの

(5) 原簿、台帳の類で永年保存の必要がないもの

(6) 法律関係が5年以上10年未満の期間存在する許可、認可、承認、契約等に関するもの

(7) その他第1種に類するもので永年保存の必要のないもの

第3種(5年保存)

(1) 市長及び会計管理者の事務引継書

(2) 原簿台帳等に記入を終えた諸届書、申請書等

(3) 統計報告その他諸表の調製資料に供した文書

(4) 決算を終えた歳入・歳出予算整理簿及び会計帳票

(5) 決算を終えた収入支出の証拠書類

(6) 法律関係が3年以上5年未満の期間存在する許可、認可、承認、契約等に関するもの

(7) その他重要な文書、帳票、図表等で5年保存の必要があると認められるもの

第4種(3年保存)

(1) 出勤簿、時間外勤務命令簿、週休日振替命令・代休指定簿、休暇カード、旅行命令簿等の職員の勤務状況を証するもの

(2) 文書の収受、発送、交付等に関する帳簿

(3) 文書の廃棄に関するもの

(4) 指令簿及び諮問台帳

(5) 国及び県の通達その他例規的な文書

(6) 官報及び茨城県報

(7) 情報公開条例又は個人情報保護条例の規定による文書(係争事件に係るものを除く。)

(8) 法律関係が1年以上3年未満の期間存在する許可、認可、承認、契約等に関するもの

(9) その他重要な文書、帳簿、図表等で3年保存の必要があると認められるもの

第5種(1年保存)

(1) 事務引継書(市長及び会計管理者に係る事務引継書を除く。)

(2) 庁中日誌、運転日報等の職員の日々の勤務状況を証するもの

(3) 前4種に属しない文書、帳簿、図表等で1年保存の必要があると認められるもの

別表第3(第41条関係)

(平27市規則55・追加)

番号法関係保存文書分類基準

第3種(5年保存)

(1) 個人番号の記載されている文書(次の第4種及び第5種に掲げる文書を除く。)

第4種(3年保存)

(1) 児童手当法(昭和46年法律第73号)第26条の規定による届出等の文書

(2) 介護保険法(平成9年法律第123号)の規定による被保険者に係る届出、審査等に係る文書

(3) 介護保険法第129条第1項の規定による保険料の徴収及び同条第2項の規定による保険料の賦課に関する文書

(4) 身体障害者福祉法(昭和24年法律第283号)第15条第1項に規定する身体障害者手帳の交付等に関する文書

(5) 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律(昭和25年法律第123号)第45条第1項に規定する精神障害者保健福祉手帳の交付等に関する文書

(6) 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律施行令(昭和25年政令第155号)第7条第1項に規定する精神障害者保健福祉手帳交付台帳

(7) 特別児童扶養手当等の支給に関する法律(昭和39年法律第134号)の規定による手当額の改定及び審査に関する文書

第5種(1年保存)

(1) 児童手当法第28条の規定により取得した資料等

(2) 地方税法(昭和25年法律第226号)の規定による市税の徴収のための調査に関する文書

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(平29市規則38・全改)

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(平29市規則38・全改)

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(平29市規則38・全改)

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(平29市規則38・全改)

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様式第6号 削除

(平29市規則38)

(平19市規則26・平21市規則19・平23市規則8・平24市規則24・平25市規則31・平27市規則55・一部改正)

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(平29市規則38・全改)

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(平29市規則38・全改)

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筑西市文書取扱規則

平成17年3月28日 規則第12号

(平成30年11月2日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第2章 公告式・公印・文書
沿革情報
平成17年3月28日 規則第12号
平成18年5月23日 規則第43号
平成19年4月20日 規則第26号
平成19年6月13日 規則第36号
平成19年9月27日 規則第51号
平成20年5月30日 規則第21号
平成21年4月22日 規則第19号
平成21年5月29日 規則第24号
平成22年5月19日 規則第31号
平成23年3月25日 規則第8号
平成23年5月31日 規則第19号
平成23年10月6日 規則第35号
平成24年3月30日 規則第24号
平成24年5月14日 規則第36号
平成25年6月3日 規則第31号
平成26年5月30日 規則第24号
平成26年8月18日 規則第32号
平成27年6月16日 規則第34号
平成27年12月18日 規則第55号
平成28年3月25日 規則第8号
平成28年5月20日 規則第30号
平成28年7月28日 規則第38号
平成28年12月27日 規則第58号
平成29年6月30日 規則第25号
平成29年10月11日 規則第38号
平成30年6月29日 規則第29号
平成30年9月30日 規則第38号
平成30年11月2日 規則第42号